Origens
O CRM organiza os leads em uma cascata simples: origem → pasta → lista → lead.
- Existem três origens, sempre as mesmas: Site, WhatsApp e Instagram. Ninguém cria, renomeia ou apaga uma origem.
- Cada origem tem as suas pastas, e cada pasta reúne listas. Nada vem criado por padrão: crie a pasta e a lista antes de receber leads.
- Os leads ficam dentro das listas. Quem chega por uma entrada sem lista fica em Sem lista.
A base de leads é uma só. Uma pessoa é um cadastro só, mesmo que esteja em listas de origens diferentes, e aparece em cada uma delas.
A origem do lead
Seção intitulada “A origem do lead”A origem do lead é a da primeira lista em que ele entrou (ou, se chegou sem lista, a origem natural da entrada). Ela é gravada uma vez, quando o lead é criado, e nunca muda: nem a equipe troca, nem outra entrada altera. Se alguém que veio pelo WhatsApp preencher um formulário depois, continua com a origem WhatsApp e ganha também a lista do formulário.
A coluna Origem da tabela e a ficha do lead mostram essa origem.
Origem e canal
Seção intitulada “Origem e canal”São duas informações diferentes:
| O que diz | De onde vem | |
|---|---|---|
| Origem | Por onde o lead entrou no CRM: Site, WhatsApp ou Instagram. | Da lista de destino da entrada que criou o lead. |
| Canal | Qual meio de marketing trouxe o lead: Meta Ads, Google, orgânico, direto. | Da jornada do lead (UTMs e cliques). Mostra ”—” quando não há. |
Um mesmo formulário pode receber leads de vários canais.
O menu e a barra lateral de Leads
Seção intitulada “O menu e a barra lateral de Leads”No menu principal, Leads leva direto à lista de todos os leads. A troca entre Todos, Site, WhatsApp e Instagram fica na barra lateral de Leads, ao lado da lista. No celular, essa barra abre pelo botão Origens e listas, e os quatro itens também aparecem na folha Mais.
Ao abrir Todos, a barra lateral é simples: Todos, as três origens e Sem lista, cada uma com a contagem.
Ao abrir uma origem (/leads/site, /leads/whatsapp ou /leads/instagram), a barra mostra, de cima para baixo:
- O botão Criar, com as opções Pasta e Lista (veja Pastas e listas). A opção Lista fica desabilitada enquanto não há pasta.
- O campo de busca, que filtra pastas e listas pelo nome.
- Todos de Site (ou de WhatsApp, de Instagram), com o total, e Sem lista (n), que só aparece quando há leads sem lista.
- As pastas em ordem alfabética, cada uma com a contagem de leads e, ao abrir, as listas dela, também em ordem alfabética. O menu ⋯ de cada linha tem Renomear, Mover para outra pasta (listas), Editar etapas (listas de WhatsApp e Instagram), Criar lista aqui (pastas) e Excluir.
- No rodapé: Motivos de perda, Tags, Campos e Contatos ocultos. As contagens não incluem os contatos ocultos.
Clicar numa pasta mostra os leads de todas as listas dela, sem repetir ninguém. Clicar numa lista mostra só os leads daquela lista. O filtro vai para o endereço da página, então dá para copiar o link. No celular, a barra vira uma gaveta, aberta pelo ícone à esquerda do título da página. Numa origem que ainda não tem nada, aparece só o botão Criar e o texto “Crie uma pasta e uma lista para começar a receber leads”.
Lista de destino
Seção intitulada “Lista de destino”Toda entrada de leads tem o bloco Para onde vão os leads, com o campo Lista de destino: um seletor obrigatório, com as listas agrupadas por pasta. O formulário só aceita listas do Site. As outras entradas (número de WhatsApp, conta de Instagram, webhook, gateway, rastreamento, importação e Novo lead manual) aceitam listas de qualquer origem, agrupadas como Origem / Pasta: um webhook pode, por exemplo, mandar os leads para uma lista do WhatsApp. Os leads que chegam por aquela entrada caem nessa lista, e a origem de um lead novo é a origem da lista escolhida.
A chave de API (e o n8n) é a exceção: ela não tem lista. A lista vai em cada envio, no campo de listas do nó Datta CRM ou em listId na chamada, e criar um lead sem lista é recusado. Veja Chaves de API.
Cada entrada tem também uma origem natural. Ela vale para o lead que chega quando a entrada está sem lista, e é a origem onde costuma fazer sentido criar a lista:
| Entrada | Onde configurar | Origem natural |
|---|---|---|
| Formulário | Editor, aba Configurações (Criar e editar) | Site |
| Rastreamento do site | Rastreamento › Site | Site |
| Número de WhatsApp | WhatsApp › Integração | |
| Conta de Instagram | Instagram › Conexão | |
| Webhook de entrada (lead) | Webhooks de entrada | Site |
| Webhook de venda (gateway) | Webhooks de entrada | Site |
| Chave de API ou n8n | Em cada envio (a chave não tem lista) | Site |
| Importação de CSV | Janela de importação (Importar leads) | Site |
| Novo lead manual | Botão Novo lead, campo Lista de destino | Site |
A lista é obrigatória: um formulário não é publicado sem ela (o rascunho salva), e instância de WhatsApp, conexão de Instagram, webhook, gateway, rastreamento, importação e novo lead manual também não avançam sem lista; pela chave de API, o lead novo sem lista na chamada é recusado. Se a conta ainda não tem nenhuma lista (no formulário, nenhuma lista do Site), a tela avisa “Crie uma pasta e uma lista em Leads → origem”, com link para a origem natural da entrada. Entradas antigas que ficaram sem lista mostram o aviso “Sem lista: os leads desta entrada ficam em Sem lista”.
Se um lead chegar por uma entrada sem lista, ele não se perde: é gravado em Sem lista, com a origem natural da entrada. Depois, use Ações em massa › Adicionar à lista.
Regras de lista nos formulários
Seção intitulada “Regras de lista nos formulários”O formulário vai além: em Regras de lista você diz “se a pergunta X for igual a, for uma de, contiver ou estiver entre um valor, adicionar também às listas Z”. Todas as regras que baterem se somam à lista de destino, e só dá para escolher listas do Site. Detalhes em Criar e editar formulários.
O funil é de cada lista de WhatsApp e Instagram
Seção intitulada “O funil é de cada lista de WhatsApp e Instagram”Cada lista de WhatsApp ou Instagram tem o próprio funil, e as listas de Site não têm. Onde cada parte aparece:
| Onde você está | Tabela | Kanban | Coluna Etapa |
|---|---|---|---|
| Site (origem, pasta ou lista) | sim | não | não |
| Pasta de WhatsApp ou Instagram | sim | sim (quadro da pasta) | não |
| Lista de WhatsApp ou Instagram | sim | sim (quadro da lista) | sim |
| Todos os leads, origem inteira e Sem lista | sim | não | não |
Com o funil desligado em Configurações › Conta, nenhuma tela mostra o quadro, a etapa ou o filtro. A etapa é do lead em cada lista: quem está em duas listas com funil tem dois negócios, cada um com a sua etapa. Veja Funil da lista.
Histórico unificado
Seção intitulada “Histórico unificado”O histórico do lead junta tudo, de todas as origens, na ordem em que aconteceu: formulários, entradas em listas, conversas e vendas. Cada entrada numa lista aparece como Entrou na lista Comercial (WhatsApp) por Número de vendas. Abrindo o lead a partir de uma lista, a ficha destaca a entrada naquela lista: quando e por qual entrada ele chegou. Veja Perfil do lead.
Fusão automática de cadastros
Seção intitulada “Fusão automática de cadastros”Quando o mesmo evento (um formulário, uma venda, uma importação, um webhook ou a API) traz o e-mail de um lead e o telefone de outro, o CRM entende que são a mesma pessoa e funde os dois sozinho.
- O cadastro mais antigo sobrevive e mantém a origem dele.
- Listas, histórico, vendas e conversas dos dois se juntam.
- O histórico registra Cadastro fundido com o nome do outro cadastro.
Nome parecido ou e-mail parecido não fundem: só quando um único evento traz os dois identificadores. Se a fusão falhar por algum motivo, o evento segue pelo caminho normal (casa pelo telefone) e o lead não se perde. Para juntar leads por conta própria, veja Mesclar dois leads.
Filtros da lista de leads
Seção intitulada “Filtros da lista de leads”Na tabela Todos, a barra de filtros mostra Origem, Canal, Lista e Período. Cada filtro ativo vira um chip com ”×”. A coluna Origem é fixa e sempre visível. Veja Todos os leads.
Problemas comuns
Seção intitulada “Problemas comuns”O lead está com a origem “errada”
Seção intitulada “O lead está com a origem “errada””A origem é a da primeira entrada e não muda. Para organizar quem já está na base, use as listas: adicione o lead à lista certa (na ficha ou em Ações em massa › Adicionar à lista).
Não consigo apagar uma lista
Seção intitulada “Não consigo apagar uma lista”Uma lista que é destino de uma entrada só pode ser excluída depois que a entrada apontar para outra, e uma pasta só pode ser excluída vazia. Veja Pastas e listas.
Não vejo o Kanban nem a coluna Etapa
Seção intitulada “Não vejo o Kanban nem a coluna Etapa”O Kanban (alternador Tabela | Kanban no topo) aparece só ao ver uma pasta ou lista de WhatsApp ou Instagram. A coluna Etapa aparece só dentro de uma lista com funil. Tudo isso só com o funil ligado; no Site nunca aparecem.